FAQ su ecosistema integrato Guild
Come si cerca rapidamente un iscritto per numero o cognome?
Nell’area Segreteria utilizza i campi Ricerca n. iscrizione o Ricerca cognome per individuare rapidamente l’iscritto.
Dove si apre la scheda completa di un iscritto?
Dopo la ricerca, clicca sul nominativo nell’elenco dei risultati per accedere alla scheda Anagrafica iscritto.
È possibile visualizzare tutti i dati di un iscritto in un’unica vista?
Sì. La scheda Anagrafica iscritto consente di consultare tutti i dati tramite le tab superiori (Anagrafica, Documenti, Quote, Pratiche, ecc.).
Come si modificano i dati anagrafici di un iscritto?
Nella scheda dell’iscritto clicca su Modifica nella sezione interessata e salva le variazioni.
Come si inseriscono o aggiornano dati professionali e titoli di studio?
Utilizza la tab Dati aggiuntivi e il pulsante Modifica nella sezione specifica (attività, competenze, titoli di studio).
Dove si consultano indirizzi, contatti e preferenze dell’iscritto?
Nella tab Indirizzi, dove sono visibili residenza, domicilio professionale, contatti e preferenze.
Come si verifica lo storico delle modifiche di un iscritto?
Nelle sezioni che lo prevedono utilizza Storico modifiche → Mostra per visualizzare tutte le variazioni effettuate nel tempo
Come si accede all’area riservata dell’iscritto in modalità assistenza?
Dalla scheda dell’iscritto clicca su Supporto per visualizzare l’area riservata come la vede l’iscritto.
Quali dati dell’iscritto possono essere modificati dalla Segreteria?
La Segreteria può intervenire sui dati tramite i pulsanti Modifica presenti nelle singole sezioni, secondo le abilitazioni previste.
Come si aggiunge una nota interna su un iscritto?
Nella scheda dell’iscritto utilizza il pulsante Nuova nota per inserire una nota informativa.
Come si controllano e approvano le modifiche agli indirizzi?
Accedi a Indirizzi da approvare, apri la richiesta con Controlla e seleziona Approva o Non approvare.
Come si individuano le variazioni rispetto ai dati precedenti?
I campi modificati sono evidenziati in rosso rispetto all’ultimo indirizzo approvato.
Come si rifiuta una richiesta di modifica?
Nella schermata di dettaglio clicca su Non approvare.
Dove si consulta lo storico delle modifiche approvate o respinte?
Nella sezione Storico modifiche della schermata di dettaglio dell’iscritto.
Come si approvano i titoli di studio inseriti dagli iscritti ?
Accedi a Titoli di studio da approvare, apri la richiesta e seleziona Approva o Non approvare.
Dove si consultano tutti i documenti collegati a un iscritto?
Nella tab Documenti, che raccoglie protocolli, area documentale condivisa e fascicolo interno
Come si caricano documenti visibili all’iscritto?
Utilizzando l’Area documentale (condivisa con iscritto) e il pulsante Nuovo
Come si caricano documenti ad uso esclusivamente interno?
Utilizzando il Fascicolo documentale (uso interno), non visibile all’iscritto.
È possibile modificare o eliminare un documento già caricato?
Sì, tramite le icone azione disponibili accanto al documento, se previsto.
Che cosa contiene la sezione Allegati?
Raccoglie documenti di identità, preiscrizioni, interpelli CTU, integrazioni lauree e altri documenti procedimentali.
Quando e come si può reinviare l’email di attribuzione della matricola?
Dalla tab Documenti, utilizzando la funzione Reinvia e-mail attribuzione matricola, se prevista dal flusso
Dove si visualizzano le quote dovute e pagate da un iscritto?
Nella tab Quote, che mostra anno, importo dovuto, importo pagato ed eventuale differenza.
Come si modifica una quota già assegnata?
Accedendo alla funzione Modifica nella sezione Quote.
Quando è possibile aggiungere una nuova quota a un iscritto?
Quando la quota è presente tra le Quote assegnabili ed è coerente con i controlli automatici del sistema.
Come si verifica se un iscritto è in regola con i pagamenti?
Verificando che il delta tra importo dovuto e pagato sia pari a zero.
Quando il sistema aggancia automaticamente le quote annuali?
Il primo giorno di ogni nuovo anno, secondo le configurazioni previste.
Dove si controllano i dati di accesso dell’iscritto?
Nella tab Area iscritti, dove sono riportati e-mail di accesso e ultimo login.
Come si modifica l’e-mail di accesso all’area riservata?
Tramite il pulsante Modifica mail.
Come si invia il link per il reset della password?
Utilizzando il pulsante Invia link di reset, con validità 24 ore.
Dove si visualizza l’ultimo accesso dell’iscritto?
Nella tab Area iscritti, con data e ora dell’ultimo accesso.
Dove si consultano le pratiche collegate a un iscritto?
Nella tab Pratiche della scheda iscritto.
Come si gestisce una pratica in lavorazione?
Utilizzando il pulsante Gestisci, che apre la scheda di dettaglio della pratica.
Come si protocolla una pratica?
Tramite il pulsante Protocolla, che collega la pratica al modulo Protocollo.
In quali casi è possibile creare un versamento collegato a una pratica?
Quando previsto dal flusso della pratica, tramite Crea versamento.
Dove si consulta la situazione formativa di un iscritto?
Nella tab Formazione, che mostra dati riepilogativi e corsi.
Come si visualizzano corsi e crediti formativi?
Consultando l’elenco dei corsi presenti nella tab Formazione.
Che cosa mostra la sezione Sanzioni disciplinari?
Mostra le informazioni disciplinari collegate all’iscritto, in modalità informativa.
Come si producono lettere, atti e documenti ufficiali?
Accedendo alla sezione Stampe, selezionando la sorgente e i parametri richiesti.
Come si estraggono elenchi di iscritti con filtri personalizzati?
Utilizzando la sezione Estrazioni, impostando i filtri e cliccando Esporta.
A cosa servono le estrazioni preimpostate per enti esterni?
Consentono di produrre tracciati conformi alle richieste di enti esterni tramite pulsanti dedicati.
Come si azzerano i filtri nelle ricerche (Albo, Estrazioni, Stampe, ecc.)?
In tutte le schermate operative è disponibile il pulsante Reset per ripristinare i campi e cancellare i filtri impostati.
Dove si consultano le note associate agli iscritti (ricerca trasversale)?
Nella sezione Note (Albo note), che consente di filtrare e consultare le note per sezione, numero iscrizione, cognome/nome, tipo nota e testo.
Come si accede ai report riepilogativi della Segreteria sugli iscritti?
Dalla sezione Report (Report Segreteria), dove sono disponibili indicatori riepilogativi e filtri per Anno, oltre ai comandi Cerca e Reset.
È possibile scaricare/esportare un report della Segreteria?
Sì. Nella schermata Report è disponibile l’azione Scarica (quando prevista) per esportare il report.
Come si gestiscono le convenzioni dell’ente?
Dalla sezione Convenzioni puoi consultare convenzioni attive e scadute; per ciascuna puoi entrare con Gestisci oppure inserirne una nuova con Nuova convenzione.
Come si inserisce una nuova convenzione e quali dati richiede?
Da Nuova convenzione si compilano: Nome partner, Scadenza (attivabile/disattivabile), Immagine (tramite icona impostazioni) e Descrizione; si conclude con Salva.
Come si pubblicano link esterni nell’area riservata dell’iscritto e come si ordina la lista?
Nella sezione Link esterni puoi inserire un link con Nuovo, modificarlo con Modifica e cambiare ordine tramite trascinamento/riordino (icona “maniglia”).
Come si pubblica un documento per gli iscritti nell’Area Riservata?
In Documenti pubblicati si utilizza Aggiungi e poi si compila: Categoria, Nome, File (carica o trascina) e Data.
Come si vede l’elenco dei protocolli collegati a un iscritto?
Nella tab Documenti della scheda iscritto è presente la sezione Protocollo, che elenca i protocolli collegati (numero, tipo, data, corrispondenti, oggetto e stato), con l’azione Mostra per il dettaglio.
Come si consultano i dettagli di un singolo protocollo collegato a un iscritto?
Dalla sezione Protocollo (in tab Documenti) si seleziona il protocollo e si usa Mostra per aprire la pagina di consultazione con riepilogo e allegati.
Come si protocolla una mail/PEC ricevuta tramite la funzione Mail?
Nel modulo Protocollo, sezione Mail, puoi usare Sincronizza per aggiornare l’elenco e Importa da mail per acquisire messaggi; aprendo un messaggio con Vedi puoi poi avviare la registrazione con Protocolla.
Come si salva un protocollo e si continua la lavorazione in un secondo momento?
Durante l’inserimento/gestione di un protocollo si usa Salva e riprendi: il sistema assegna il numero e consente di completare successivamente senza perdere dati.
Come si gestisce l’assegnazione di un protocollo a un operatore e la notifica?
Dalla funzione Gestisci protocollo è possibile assegnare il protocollo e scegliere se inviare notifica usando l’opzione E-mail/No e-mail, oltre a utilizzare Segna lavorato o Segna annullato.
Come si verifica che il registro giornaliero di protocollo sia stato prodotto e inviato in conservazione?
Nella sezione Registro giornaliero (Protocollo) è possibile controllare che il registro sia stato prodotto e depositato correttamente per la conservazione sostitutiva.